Utlämnande av personuppgifter i forskningssyfte

I enlighet med offentlighetsprincipen lämnar regionen ut uppgifter som inte är sekretessbelagda. Förfrågningar om utlämnade av uppgifter ska handläggas enhetligt och rättssäkert. Vid utlämnande av personuppgifter för forskning har regionen därför en centraliserad handläggning av beslut. Om uppgifter inte lämnas ut kan beslutet överklagas.

Ansökan om utlämnande

Tidigare har ansökan om utlämnade av personuppgifter för forskning handlagts av respektive klinik. Efter att GDPR trädde i kraft så har regionen beslutat att centralisera handläggning och beslutsfattande om personuppgifter (verkställighetsbeslut 180124) och nya riktlinjer och rutiner gäller.

Observera att utlämnande genom elektronisk åtkomst till patientjournaler inte är tillåten enligt Patientdatalagen (2008:255 2 kap. 4 §) och Region Dalarnas riktlinjer för utlämnande och åtkomst till patientuppgifter för forskning inom hälso- och sjukvård och tandvård (20180124, dns LD18/00376).

Ansökan om utlämnade av personuppgifter görs av huvudansvarig forskare (Principal Investigator, PI) via en blankett som skrivs ut, signeras, scannas och mejlas in tillsammans med de bilagor som krävs (se nedan) i PDF-format. Alternativet är att formuläret skrivs ut och signeras och att både formulär och bilagor skickas in med vanlig postgång (se adress nedan). Formuläret mejlas tillsammans med underlaget till forsknings.utlamnande@regiondalarna.se

Avgiftsbeläggande av datauttag i forskningssyfte gäller ansökningar inkomna från och med 1 januari 2025. Mer information finns här

Skicka in din ansökan i god tid. Speciellt ifall omständigheterna kring datauttaget är sådana att det kräver utredning, samråd och analys av mer komplex karaktär. Då kan handläggningen av ärendet bli tidskrävande.

________________________

Formulär på svenska respektive engelska:

Ansökan om utlämnande av personuppgifter för forskning

Application for information release

________________________

För att ansökan ska kunna behandlas behöver den vara komplett och innehålla:

• Följebrev som presenterar projektet, forskare och doktorand inkl. kontaktuppgifter
• Utförlig variabellista samt var i EPM-grundansökan dessa variabler återfinns
• Tidsintervall för önskat utlämnande
• Etikprövning grundansökan – den underskrivna, finala versionen, inklusive alla bilagor
• Etikprövning beslut
• Projektplan skriven för fackmän (ingår ofta som bilaga i grundansökan.)
• I förekommande fall, Etikprövning amendments med beslut
• I förekommande fall, utlämnandebeslut från nationella register/SCB/Socialstyrelsen/annat
• I förekommande fall, PUB-avtal eller sekretessavtal gällande projektet
• I förekommande fall, Personnummerlista (OBS! Denna ska inte skickas per mejl, skickas med rekommenderad post, se nedan.)

I de fall ansökan skickas per post är adressen:

Region Dalarna
Att: Karin Björling, FoU
Kristinegatan 8
791 37 Falun

Inkommen ansökan diarieförs. Därefter görs en initial genomläsning av ansökan. Det förekommer ofta att huvudansvarig forskare kontaktas för att säkerställa att vi förstått ansökan korrekt och för att efterfråga ytterligare underlag. Ibland kan detta pågå under en längre tid om ansökan är särskilt komplicerad. Ett yttrande från berörda chefer inhämtas, och därefter görs en kontroll av att ansökan följer gällande lagar, policys och riktlinjer för datauttag för forskning. Innan beslut om utlämnande fattas av FoUI-direktör (Head of Research, Education and Innovation) görs även en menprövning. FoUI-direktören är behörig företrädare för huvudmannen i forskningsfrågor (Representative for the Research Authority) och har därför blivit delegerad rätten att fatta beslut i utlämnandeärenden. Vid avslag får sökanden ett formellt överklagbart beslut med motivering från Rättsavdelningen. Vid bifallen ansökan lämnas ärendet vidare till berörd klinik/enhet, som utsetts att verkställa utlämnandet.

Beslutsdatum för hösten 2024 (stoppdatum en vecka innan möte)

(Klicka på datum för att se protokollet)

2024-08-27

2024-09-12

2024-09-27

2024-10-03

2024-10-07

2024-10-24

2024-11-07

2024-11-20

2024-12-02

2024-12-17

Tidigare protokoll

Utlämnandegrupp:

2024-06-18

2024-04-16

2024-03-25

2024-03-13

2024-01-31

2024-01-15

2023-12-18

2023-12-04

2023-11-07

2023-10-31

2023-10-11

2023-08-31

7 juni 2023 

23 maj 2023 

20 april 2023 

10 mars 2023 

13 januari 2023 

2022-12-07

2022-11-22

2022-11-07

Ansökan om antalsberäkning (utsökning/pre-screening, feasability)

Ansökan om antalsberäkning, för att ta reda på förekomsten av ett visst forskningsunderlag, sker till respektive klinik/verksamhetschef. Eventuella dokument eller bilagor skickas till berörd verksamhetschef. Mottagande verksamhetschef ansvarar för diarieföring, handläggning av beslut och verkställande av utsökningen. Svaret på en antalsberäkning innehåller inga personuppgifter, utan är enbart en siffra.

Kvalitetssäkringsstudier och vetenskapliga uppsatsarbeten

Kvalitetssäkringsarbeten och vetenskapliga uppsatsarbeten såsom ST-uppsatser är inte forskning, utan regleras i Patientdatalagen. Berörd verksamhetschef undertecknar den blankett som finns för att tilldela en anställd uppdraget att genomföra ett kvalitetssäkringsarbete och använda sin åtkomsten till journalen i det syftet. Blanketten finns sist i rutinen, som du finner under dokument nedan.

Utbildningsmatieral

Lär dig mer om dataskyddsförordningen GDPR i Integritetsskyddsmyndigheten, IMYs kurs.

Lär dig mer om hantering av personuppgifter i forskningsprojekt i Integritetsskyddsmyndigheten IMYs kurs